La organización de un congreso representa una excelente ocasión para fortalecer lazos con tu audiencia, ampliar tu conocimiento y abrir nuevas oportunidades comerciales que contribuyan al crecimiento de tu negocio.
La organización de este tipo de eventos exige una meticulosa preparación y una coordinación precisa para garantizar que sea un éxito. Con la colaboración de Organización Congresos Zaragoza te ofreceremos todos los detalles esenciales que necesitas considerar para organizar un congreso llamativo, abarcando desde la definición de qué es un congreso hasta los pasos específicos que debes seguir.
¿Qué es y Cómo se Organiza un Congreso?
Un congreso es una reunión donde se congregan especialistas, profesionales y aficionados de un ámbito determinado. Estos individuos pueden ser representantes de una compañía específica, una profesión, una industria o una comunidad en general.
La idea de organizar un congreso es facilitar el intercambio de conocimientos, exponer investigaciones, debatir sobre temas relevantes, contrastar distintas perspectivas y opiniones, y forjar redes de contactos. Los congresos generalmente incluyen una variedad de formatos como presentaciones, conferencias, paneles de discusión, talleres y actividades de networking.
Las Claves para Organizar un Congreso
Definir Objetivos Claros
La primera pregunta que debes hacerte es ¿para qué voy a planificar un congreso?¿Con qué objetivo? ¿Qué espero lograr?¿Ventas?¿Contactos?¿Lanzar un producto? Esto es clave y determina lo que esperas conseguir, esto te ofrecerá la guía que ncesitas para tomar tus siguientes decisiones, desde la elección del tema, oradores, estrategia de marketing, etc.
Elección del Tema y del Contenido
El tema y el contenido tiene que conectar desde el primer minuto con el público, elige un tema atractivo y relevante. El contenido del congreso debe ser informativo, educativo y orientado a demostrar el valor de los productos o servicios que se están promocionando. Lo mejor es empezar con un problema que se suela tener en el sector y que sepas que es complicado de resolver, así captarás rápido la atención del público, luego debes demostrar como tú tienes la solución a dicho problema.
El Presupuesto
Resulta crucial determinar el monto disponible para la inversión en el congreso, establece un presupuesto realista con un margen para imprevistos. Lo primero es hacer un listado con los gastos fijos como sería el alquiler del espacio, servicios de catering, honorarios de los ponentes, gastos en marketing, etc. También te recomiendo buscar patrocionadores que les pueda interesar aparecer en dicho congreso.
Además, es esencial determinar si el acceso al congreso será gratuito o si se requerirá la compra de entradas por parte de los asistentes. El presupuesto definirá la magnitud del evento, la elección de las instalaciones, los servicios ofrecidos, la selección de ponentes, entre otros aspectos, por lo que su establecimiento anticipado es crucial.
Selección de Ponentes
Lo mejor es que los ponentes sean líderes del sector, expertos en la industria o personas con credibilidad y experiencia significativas. Pero sino tenemos esta posibilidad, debemos buscar a una persona carismática, que sepa captar la atención del público y desenvolverse de la mejor manera. La calidad de los ponentes influye mucho en la percepción del evento y, por ende, en su éxito en ventas. Considera incluir testimonios de clientes satisfechos o estudios de caso que destaquen los beneficios de tus productos o servicios.
Visibilidad
Gracias a la tecnología el evento puede ser retransmitido en directo a todo el mundo, utilízalo para llegar a mas gente, usa las redes, correos y medios relevantes para que todo el mundo se entere del evento.
Fecha y Ubicación
Optar por fechas idóneas para la celebración de un congreso implica evitar periodos en los que haya una mayor concentración de eventos o vacaciones (como Semana Santa, Navidad o incluso los meses de julio y agosto). Es esencial considerar también la disponibilidad de los ponentes.
En lo que respecta al lugar, es importante asegurarse de que cuente con las instalaciones necesarias para las distintas actividades previstas. Además, se debe valorar que esté ubicado en una zona atractiva y que brinde la oportunidad de realizar actividades tanto dentro como fuera del recinto, lo cual aumentará el interés de los participantes.
Networking y Espacios de Exhibición
Los mejores congresos organizados son los que ofrecen las oportunidades de networking durante el mismo. Configura áreas de exhibición donde los vendedores puedan demostrar sus productos o servicios en vivo. Estas áreas pueden ser puntos clave para interactuar directamente con los asistentes, resolver sus dudas, y cerrar ventas o generar leads cualificados.
Seguimiento Post-Congreso
Una vez concluido el evento, esto no acaba aquí, realiza un seguimiento con los asistentes. Envía correos electrónicos de agradecimiento, encuestas de satisfacción, y material adicional que pueda interesarles. Esta fase de seguimiento es crucial para convertir los intereses generados durante el congreso en ventas concretas.
Organizar un congreso con un enfoque en ventas es un desafío que requiere atención al detalle en cada etapa del proceso. Al seguir estas claves, puedes maximizar las oportunidades de generar ventas y fortalecer las relaciones con los clientes en el contexto de un evento bien ejecutado.